Notulen  OCMW-raad

Onderwerp en motivering

Het decreet lokaal bestuur bepaalt dat de gemeente en het OCMW over een gezamenlijk organogram moeten beschikken.

De algemene structuur van het ontwerp van organogram werd reeds in 2018 opgemaakt onder begeleiding van BDO. De afzonderlijke organogrammen van gemeente en OCMW werden hierbij in overleg met de relevante diensthoofden naast elkaar gelegd en aan een update onderworpen. Met een gezamenlijk organogram wordt een maximale integratie van de diensten beoogd: integratie op het vlak van dienstverlening, beleidsniveau, organisatieniveau en managementniveau. Dit alles met het oog op een versterking van de eenheid van beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering. Het vertegenwoordigt alle entiteiten van de geïntegreerde organisatie.

Omwille van het ontbreken van (de functie van) een Stafmedewerker Algemene Staf op het moment van opmaak werd dit niet afgerond. We namen met dit opnieuw op met het MAT in de loop van 2021.

Het organogram dat hier voorligt, vertrekt van een organisatiemodel met 5 diensten + het wzc De Mey:
- financiën;
- dienst ondersteuning;
- dienst grondgebied;
- dienst samenleving:
- dienst vrije tijd;
- wzc De Mey

Behalve de dienst financiën, bestaan de diensten uit verschillende teams.
De financiële dienst wordt aangestuurd door de financieel directeur.
De dienst ondersteuning bestaat uit team facility, communicatie, stafdienst en HR. Deze dienst staat rechtstreeks onder de leiding van de algemeen directeur.
De dienst grondgebied bestaat uit een binnen- en een buitendienst en wordt aangestuurd door het diensthoofd grondgebied.
De dienst vrije tijd bestaat enerzijds uit een team cultuur, aangestuurd door een teamcoördinator cultuur en anderzijds uit een team jeugd en sport. Tot het team jeugd en sport behoort ook de BKO. De teamcoördinator BKO en de jeugd- en sportconsulent vormen een zelfsturend team.
De dienst samenleving bestaat uit de teams burgerzaken en sociale zaken, beide aangestuurd door een teamcoördinator.
Voor het wzc De Mey werd een apart organogram goedgekeurd door de OCMW-raad van mei 2021. De directie van WZC De Mey wordt aangestuurd door de algemeen directeur.

Tot slot wordt de algemeen directeur ondersteund door een stafmedewerker. Ook de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk en de noodplanning rapporteren rechtstreeks aan de algemeen directeur.

Een aantal taken zitten historisch op onlogische plaatsen (bv evenementenloket, lokale economie, markten, participatie) en voor bepaalde taken bestaan nog steeds lacunes (bv aankoopbeheer). Op middellange termijn wordt gestreefd naar denken in processen eerder dan in (deel)taken zodat er binnen het organogram eigenaars van processen kunnen geïdentificeerd worden. Het moet in eerste instantie de bedoeling zijn om alle functies in te vullen door middel van interne verschuivingen of doorgroeien van personeel. Op lange termijn dient er weloverwogen omgegaan te worden met beslissingen tot vervanging van personeelsleden ingevolge uitdiensttreding en pensioneringen.

Het voorliggend organogram heeft geen impact op de reeds begrote personeelsbudgetten.

Dit organogram werd aan de vakorganisaties voorgelegd op 14 december 2021.

Regelgeving

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;

De bespreking op het MAT van 23 september 2021 en 4 november 2021;

De bespreking van dit ontwerp van gezamenlijk organogram op het BOC van 14 december 2021.

Onderwerp en motivering

Schriftelijke vragen OCMW-raad 27 januari 2022 NV-A.

Vraag 1 (door Rudy Lootens)

We hebben in de mededeling aan de bewoners, personeel en vrijwilligers gelezen dat de samenwerking met directrice Annick Braem beëindigd is.
We vinden het merkwaardig dat de raadsleden hiervan niet op de hoogte zijn gebracht en betreuren dit gebrek aan communicatie.
We begrijpen niet hoe het komt dat er op korte tijd de samenwerking van twee directrices van het WZC beëindigd zijn.We vinden dit heel verontrustend en stellen ons daar vragen bij.
Wat ligt er aan de basis om de samenwerking tussen het gemeentebestuur en directrice Annick Braem in onderling overleg te beëindigen?
Onze fractie heeft op de gemeenteraad van augustus 2020 opgemerkt dat er duidelijk nood is om de organisatie en wisselwerking tussen het zorgpersoneel en leidinggevenden te optimaliseren.
Het college heeft toen een actieplan opgesteld en ging het toelichten aan de betrokken partijen, regelmatig evalueren en bijsturen waar nodig.

• Hoeveel evaluaties zijn er al geweest en waren er bijsturing en nodig?Welke bijsturing en?
• Hoe verliep de samenwerking tussen het personeel en directrice Annick Braem? Waren er op die korte tijd wederzijdse klachten die onoverbrugbaar bleken?
• Waarom is er geen vertrouwen meer tussen het beleid en directrice Annick Braem?
• Heeft het college voldoende tools aangereikt aan Annick Braem om de organisatie te optimaliseren? Kan je een paar voorbeelden geven?
• Stelt het college zich geen vragen omdat zij op korte tijd de samenwerking met twee directrices van het WZC in onderling overleg beëindigd heeft?
• Kan u eens duidelijk zeggen aan welk profiel de volgende directrice moet voldoen?
• Wat is de opdracht van het veranderingsteam?

In het belang van de bewoners, familie en vrijwilligers zou het goed zijn dat alle betrokkenen eens bij zichzelf te rade gaan wat zij zelf kunnen bijdragen om een optimale dienstverlening te garanderen want daar hebben onze bewoners recht op.

Antwoord (door burgemeester Rudy Van Cronenburg) op deze vraag werd behandeld bij agendapunt 3.