Het decreet lokaal bestuur geeft aan lokale besturen heel wat vrijheid om participatie te organiseren. Het decreet geeft aan gemeenten en OCMW's de opdracht om inwoners zo veel mogelijk te betrekken bij het beleid en dit vast te leggen in een reglement (art. 304 Decreet lokaal bestuur).
Het is de bevoegdheid van het lokaal bestuur om een systeem uit te werken met (advies)raden en overlegstructuren de gemeente- en OCMW-werking kunnen ondersteunen. Naast deze georganiseerde advies- en overlegstructuren is het aangewezen om andere mogelijkheden voor inspraak en te voorzien.
Het inspraakreglement regelt de manier waarop het lokaal bestuur Wachtebeke haar burgers en organisaties wil betrekken bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het beleid. Dit reglement is niet-limitatief en het bestuur kan andere manieren installeren en gebruikn om belanghebbenden te informeren, consulteren en betrekken.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder art. 304.
Art. 1 De OCMW-raad keurt het inspraakreglement goed. Het inspraakreglement bevat volgende artikelen:
I. Inleiding
Artikel 1. - Dit reglement geeft, in toepassing van artikel 304 van het Decreet Lokaal Bestuur, nadere invulling aan een aantal vormen van inspraak, betrokkenheid en participatie vanwege de inwoners en doelgroepen ten aanzien van het beleid, de besluitvorming en de dienstverlening.
Dit reglement is niet limitatief: naast de inspraakvormen die in dit reglement uitdrukkelijk worden genoemd, zal het bestuur steeds ook nog op andere manieren zijn belanghebbenden kunnen informeren, consulteren en betrekken.
Artikel 2. Het participatiebeleid van de gemeente Wachtebeke is gebaseerd op transparante communicatie, participatie en inclusie. De gemeente Wachtebeke wil open communiceren met haar inwoners en inwoners zoveel mogelijk betrekken bij het beleid. Er is aandacht voor inwoners en inwonersgroepen die zich ver van het politieke beleidsveld vinden. Helderheid en begrijpelijkheid zijn essentieel voor open en inclusieve communicatie. De gemeente gebruikt heldere en begrijpelijke taal in haar communicatie met de inwoners.
II. Adviesraden en andere overlegstructuren
Artikel 3. - De gemeenteraad bepaalt welke gemeentelijke adviesraden of andere overlegstructuren met inwoners, verenigingen en/of doelgroepen officieel ingesteld worden met als opdracht om het gemeentebestuur op regelmatige en systematische wijze te adviseren.
De gemeenteraad stelt voor elke adviesraad of overlegstructuur statuten of een organiek reglement vast, met daarin nadere aanduiding van het adviesdomein, de (wijze van) samenstelling, de voornaamste werkingsregels, alsook op welke wijze het gevolg meegedeeld zal worden dat aan de adviezen wordt gegeven.
De samenwerking tussen de gemeente en de verschillende adviesraden wordt geregeld door de afsprakennota tussen gemeente en adviesraden.
Artikel 4. - De wijze van samenstelling wordt door de gemeenteraad bepaald in functie van voldoende representativiteit voor het betrokken domein. Gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen stemgerechtigd lid zijn.
Ten hoogste twee derde van de leden van een adviesraad of andere overlegstructuur mag van hetzelfde geslacht zijn. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.
Aan elke adviesraad of overlegstructuur worden de nodige middelen ter beschikking gesteld voor een vlotte werking en vervulling van de adviesopdracht.
Artikel 5. - Voor adviesorganen of andere overlegstructuren die door specifieke hogere regelgeving ingesteld zijn, gelden de betreffende hogere voorschriften inzake taak, bevoegdheid, samenstelling en werking.
III. Inspraakvergaderingen, enquêtes, openbare onderzoeken e.d.
Artikel 6. - Het gemeentebestuur kan zowel over algemene thema’s als over specifieke dossiers inspraakvergaderingen, bewonersbevragingen, enquêtes en dergelijke organiseren.
Hun praktische organisatie gebeurt in functie van een maximaal bereik van de betrokken doelgroep(en). Zij worden goed gecommuniceerd. Hun praktische modaliteiten (vorm, plaats, tijdstip, termijn, …) zijn voldoende laagdrempelig en inwonervriendelijk.
Het gemeentebestuur informeert de inwoners vooraf over wat er met hun feedback zal gebeuren. Inwoners worden ook achteraf op de hoogte gebracht van de resultaten en opvolging.
Artikel 7. - Openbare onderzoeken die voorgeschreven zijn door bijzondere regelgevingen (bijv. inzake ruimtelijke ordening, …) worden georganiseerd overeenkomstig de bijzondere bepalingen daaromtrent.
IV. Openbaarheid van bestuur
Artikel 8. - Het bestuur waakt over een objectieve, tijdige en begrijpelijke verspreiding van informatie.
Artikel 9. - Iedereen kan volgende bestuursdocumenten, wanneer ze volledig zijn, raadplegen via www.wachtebeke.be
Artikel 10. - Andere bestuursdocumenten dan voorzien in artikel 10 kunnen ook worden ingezien, na schriftelijke aanvraag. Het bestuur volgt hiervoor de regelgeving van het Bestuursdecreet (http://overheid.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur).
Een verzoek om openbaarmaking moet schriftelijk ingediend worden. Bij de aanvraag moet de aanvrager altijd zijn identiteit bekend maken: naam, postadres. Er moet duidelijk vermeld worden welk document men precies wil inzien en waarover het gaat. Indien de vraag niet voldoende duidelijk geformuleerd is, kan de bevoegde instantie de aanvraag weigeren. Ook anonieme aanvragen worden geweigerd.
De aanvrager hoeft geen belang aan te tonen wanneer hij/zij inzage vraagt in een bestuursdocument. Wanneer het gaat om persoonlijke gegevens, moet dit uiteraard wel, bijvoorbeeld een beoordeling of een examendocument.
De termijn voor de behandeling van het openbaarheidsverzoek bedraagt 20 kalenderdagen. Deze termijn kan uitzonderlijk verlengd worden tot 40 dagen, mits motivering.
Artikel 11. - Als de bevoegde instantie een aanvraag weigert, kan tegen deze beslissing beroep aangetekend worden en dit uiterlijk 30 kalenderdagen na het versturen van de beslissing. Tegen deze beslissing kan beroep ingesteld worden bij de beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur (via mail: openbaarheid@vlaanderen.be of per brief, gericht aan: Departement Kanselarij en Bestuur, Beroepsinstantie openbaarheid van bestuur, Havenlaan 88, bus 20, 1000 Brussel) uiterlijk 30 kalenderdagen na ontvangst van de beslissing.
V. Meldingen, klachten e.d.
Artikel 12. – Via het online meldpunt op www.wachtebeke.be kan iedere inwoner iets melden of suggesties doen en vragen stellen over de gemeentelijke dienstverlening.
Artikel 13. – Het gemeentebestuur beschikt over een eigen reglement van klachtenbehandeling. Onder “klacht” in de zin van deze regeling verstaan we een manifeste uiting waarbij een ontevreden inwoner bij de lokale overheid klaagt over een door de lokale overheid al dan niet verrichte handeling of prestatie.
Deze klachtenprocedure is niet van toepassing op vragen om informatie, meldingen, suggesties, beroepen, bezwaren of petities. De klachtenprocedure is evenmin van toepassing op algemene klachten over de regelgeving, algemene klachten over het (al dan niet) gevoerde beleid of klachten over beleidsvoornemens of verklaringen.
De communicatieambtenaar van de gemeente is aangesteld als klachtencoördinator.
De behandeling van de klachten gebeurt overeenkomstig het reglement klachtenbehandeling, goedgekeurd in de gemeenteraad op 21 november 2019.
VI. Verzoekschriften en voorstellen aan de bestuursorganen
Artikel 14. – Iedere inwoner heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de gemeente in te dienen. Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn.
Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk. Verzoekschriften die duidelijk tot de bevoegdheid van het OCMW behoren, worden overgemaakt aan het bevoegde orgaan van het OCMW. De indiener wordt daarvan op de hoogte gebracht.
Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:
Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.
Artikel 15. – De behandeling van een verzoekschrift dat gericht is aan de gemeenteraad wordt geregeld door het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad.
Het betrokken orgaan van de gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.
VII. Spreekrecht inwoner
Artikel 16. - Iedere inwoner van de gemeente Wachtebeke heeft het recht om vragen te stellen of voorstellen te doen op de zitting van de gemeenteraad. Het spreekrecht wordt geregeld in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad.
Wanneer een vraag reeds beantwoord werd op een vorige zitting van de gemeenteraad zal deze niet opnieuw beantwoord worden.
VIII. Gemeentelijke volksraadplegingen
Artikel 17. - Voor gemeentelijke volksraadplegingen, op initiatief van de gemeenteraad of op verzoek van de inwoners, gelden de voorwaarden en de organisatieregels van de artikelen 305 e.v. van het Decreet Lokaal Bestuur en de uitvoeringsbesluiten daaromtrent.
IX. Slotbepalingen
Artikel 18. - Dit reglement treedt onmiddellijk na goedkeuring door de gemeenteraad in werking.
Art. 2 Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan het secretariaat en aan de verschillende diensten ter kennisgeving aan de verschillende adviesraden en overlegstructuren.