Audio voerde een vervolgaudit budgetbeheer uit n.a.v. de high-end verbeterpunten die voortkwamen uit de algemene organisatie-audit van 2018.
De audit vond plaats in de periode van 7 september tot 12 oktober 2021. Men onderzocht aan de hand van documentenstudie en interviews de processen en evalueerde de intrinsieke sterkte ervan. Vervolgens is men de correcte en consistente toepassing in de praktijk nagegaan aan de hand van een steekproef.
1. De systeemevaluatie:
- nazicht en toetsing van relevante, beschikbare documentatie die het sturings- en verwerkingsproces in kaart brengt (procedures, handboeken, reglementen, overeenkomsten, werkinstructies, budgetschema’s, enz.);
- bevraging van verschillende personeelsleden.
2. Steekproefnazicht van zes cliëntendossiers en zestig financiële verrichtingen, evenredig verdeeld over alle maatschappelijk werkers binnen de dienst. Hierbij hadden we aandacht voor de opbouw van het dossier, de verrichtingen op de budget-, spaar- en afnamerekeningen, de aansluiting met de verantwoordingsdocumenten, de correctheid en kwaliteit van informatie gegeven aan de cliënt en de evt. terugvordering van voorschotten.
3. Data-analyse: vergelijken van de bankrekeningnummers van het personeel met de bankrekeningnummers van de tegenpartijen op de budgetrekening van de cliënt.
Op basis hiervan hebben we de sterkten en zwakten van de huidige aanpak in kaart gebracht.
Bij het steekproefnazicht hebben we de naleving van bepaalde afspraken niet kunnen nagaan wegens de recente invoering ervan.
Het gaat om de volgende afspraken:
- de invoering van een proefperiode van twee maanden vanaf de aanmelding van de cliënt tot en met de opstart van budgetbeheer;
- gebruik van het intakeformulier;
- beslissing van het BCSD voor de opstart van een dossier in budgetbeheer.
De auditwerkzaamheden zijn uitgevoerd in overeenstemming met het auditcharter van Audio en in lijn met de normen, standaarden en ethische code van het Institute of Internal Auditors (IIA) voor wat betreft de uitvoering van de audit.
Op basis van het onderzoek besloot Audio dat het beheer van de organisatie (m.b.t. de onderzochte doelstellingen) voldoende tot eerder sterk is.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikel 484;
De toetreding tot de welzijnsvereniging Audio (vereniging van publiek recht onderworpen aan deel 3, titel 4, hoofdstuk 2, van het decreet over het lokaal bestuur) goedgekeurd door de gemeenteraad op 23 november 2018.
Art. 1 De OCMW-raad neemt kennis van de resultaten van de vervolgaudit budgetbeheer en het verbeteractieplan.
Art. 2 Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de sociale dienst van het OCMW.
Jaarlijks wordt door de instellingen voor schuldbemiddeling een verslag opgemaakt. Dit wordt ook bezorgd aan de Vlaamse overheid in functie van hun erkenning.
Het jaarverslag wordt voorgelegd aan het Vast Bureau ter goedkeuring.
Met oog op transparantie wordt het verslag ook ter kennis geagendeerd op de OCMW-raad.
Het goedgekeurd verslag wordt overgemaakt aan het team schulden van SAM, Steunpunt Mens en Samenleving.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Ministerieel Besluit van 15 januari 2018 betreffende de vaststelling van het model van het jaarverslag dat de erkende instellingen voor schuldbemiddeling moeten gebruiken;
Het Besluit van de Vlaamse Regering tot wijziging van art. 7bis, 7ter en 11septies van het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 maart 1997 tot uitvoering van het decreet 24 juli 1996 houdende regeling tot erkenning en subsidiëring van de instellingen tot schuldbemiddeling in de Vlaamse Gemeenschap.
Art. 1 De OCMW-raad neemt kennis van het jaarverslag 2021 van de instelling voor schuldbemiddeling OCMW Wachtebeke.
Art. 2 Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de sociale dienst van het OCMW.
Voor de ondersteuning van ons lokaal Woonbeleid en de intergemeentelijke samenwerking wonen Zelzate - Wachtebeke doen we beroep op Woonwijzer Meetjesland. Zij zorgen voor een projectcoördinator die de lokale besturen ondersteunt in het woonbeleid. Woonwijzer Meetjesland kan rekenen op subsidies vanuit Wonen-Vlaanderen voor deze ondersteuning en het verzorgen van een aantal verplichte en een aantal facultatieve doelstellingen.
Eén van de verplichte prioriteiten binnen het woonbeleid is dat het lokaal bestuur "zorgt voor een divers en betaalbaar woonaanbod in functie van de woonnoden". Binnen deze prioriteit past het uitschrijven van een Visie op Sociaal WonenDeze Visie op Sociaal Wonen dient te worden goedgekeurd door het vast bureau of het college.
Het is facultatief om deze visie voor te leggen aan de OCMW-raad/gemeenteraad. Maar om een breed draagvlak te creëren voor het woonbeleid - inclusief het sociaal wonen - wordt deze visie geagendeerd op de eerstvolgende OCMW-raad en gemeenteraad.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
De Vlaamse Codex Wonen van 2021.
Art. 1 De OCMW-raad neemt kennis van de Visie op Sociaal Wonen opgesteld in het kader van het lokaal woonbeleid.
Art. 2 Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de verantwoordelijke woonbeleid en aan Woonwijzer Meetjesland.
In het Woonzorgdecreet van 15 februari 2019, bijlage 11, verwijst men naar de verplichte aanwezigheid in een woonzorgcentrum van een Intern Reglement voor Artsen.
Tot op heden was dit niet aanwezig in WZC De Mey.
In bijlage is een voorstel terug te vinden voor het Reglement op de interne medische organisatie, afspraken tussen de behandelende artsen en Woonzorgcentrum WZC De Mey (ook: Intern Reglement voor Artsen) opgemaakt door onze CRA van het WZC, dr. Van Den Biesen.
De OCMW-raad dient dit reglement goed te keuren.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;
Het Woonzorgdecreet van 15 februari 2019.
Art. 1 De OCMW-raad keurt het Reglement op de interne medische organisatie, afspraken tussen de behandelende artsen en Woonzorgcentrum WZC De Mey (ook 'Intern Reglement voor Artsen' genoemd), voor WZC De Mey, goed.
Het Intern Reglement voor Artsen toegevoegd aan dit besluit maakt integraal deel uit van deze beslissing.
Art. 2 Artsen die bewoners behandelen die verblijven in WZC De Mey dienen zich schriftelijk akkoord te verklaren met het Intern Reglement voor Artsen.
Art. 3 Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de CRA en aan de directie van het WZC.
Het lokaal bestuur Wachtebeke wenst de dienstverlening meer bepaald het P&O-beleid in zijn globaliteit verder te professionaliseren.
Consultancy in deze gespecialiseerde materie is een arbeids- en tijdsintensieve aangelegenheid en de aankoop ervan vergt bijzondere expertise.
Poolstok is een coöperatieve vennootschap van privaat recht is met uitsluitend vennoten uit de publieke en para-publieke sector in Vlaanderen.
Poolstok is sinds 2000 operationeel is, en telt momenteel ruim 400 vennoten , waaronder zowel lokale besturen, OCMW’s, autonome overheidsbedrijven, onderwijsinstellingen, intercommunales, politiezones, hulpverleningszones, huisvestingsmaatschappijen en zorginstellingen.
De relatie tussen Poolstok en haar vennoten wordt geregeld in een beheersreglement.
Poolstok werkt uitsluitend voor haar vennoten die elk als entiteiten behorende tot de overheid kunnen worden beschouwd en gezamenlijk het toezicht uitoefenen op de vennootschap waardoor de inhouse-kwalificatie van toepassing is.
Poolstok fungeert als een aankoopcentrale volgens artikel 2, 7°, van de wet inzake overheidsopdrachten d.d. 16 juni 2017 dat stelt dat de aankoopcentrale diensten verwerft via raamcontracten die bestemd zijn voor haar vennoten (klanten), aanbestedende overheden.
Poolstok levert een heel breed dienstenpakket zowel inzake werving en selectie, uitzendarbeid als in de brede P&O-activiteiten zoals organisatie van assessment centers, doorlichting van organisaties, begeleiding bij veranderingstrajecten, opmaak personeelsplannen, optimaliseren van processen, evaluatie in het algemeen en evaluatie decretale graden, outplacement, coaching, communicatie, en dergelijke meer en bijgevolg elke vennoot gebruik kan maken van de meer dan 70afgesloten raamovereenkomsten binnen meer dan 15 verschillende P&O domeinen.
Poolstok werkt daartoe altijd samen met erkende dienstverleners na een grondige marktvergelijking en met correcte toepassing van de wetgeving inzake overheidsopdrachten.
Poolstok garandeert steeds kwaliteit op basis van evidence-based selectie- en gunningscriteria en er de voorkeur aan geeft om te werken met spelers die hun diensten verlenen op basis van wetenschappelijk onderbouwde methoden en technieken.
Het bestuur kan door toetreding tot Poolstok gebruik maken van de schaalvoordelen zowel inzake kostprijs als kwaliteit van de dienstverleners.
Poolstok garandeert de meest gunstige tarieven garandeert.
De relatie tussen Poolstok en haar vennoten stoelt op reglementaire basis en is niet van contractuele aard, en gezien de inhouse-kwalificatie, zijn de openbare besturen die lid zijn van Poolstok vrijgesteld van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten om van de diensten van de door Poolstok via overheidsopdrachten geselecteerde dienstverleners gebruik te maken.
Poolstok garandeert aan haar vennoten een netwerk van professionele dienstverleners in de P&O- en consultancysector.
De toetreding houdt geen verplichting tot afname in en het bestuur behoudt dus zijn maximale keuzevrijheid. Lokaal bestuur Wachtebeke beschikt zodoende over een P&O-ondersteuning op afroep zonder verdere verplichting en met behoud van een maximale onafhankelijkheid.
Poolstok treedt niet in de plaats van het bestuur doch neemt de rol op van adviesverlening, kwaliteitscontrole, procesbewaking enz. op de opdrachten die door de externe leveranciers worden uitgevoerd.
Openbare besturen kunnen vennoot worden door de éénmalige aankoop van aandelen in functie van de grootte van het bestuur. Voor elke 10 personeelsleden in dienst dienen 3 aandelen (afronding naar de hogere eenheid) van elk €24,79 aangekocht. Het betreft VTE.
Dit geeft de volgende formule: ((xxx personeelsleden : 10)(afronding naar hogere eenheid) x 24,79) x3 = xxx euro.
Voor OCMW Wachtebeke betekent dit: (71,25 : 10) ( 8 x € 24,79) x 3 = 594,96 euro.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
De oprichting van Vlaams Selectiecentrum voor het Overheidspersoneel cv (handelsnaam Poolstok cv) bij decreetsmachtiging d.d. 2 maart 1999 door de Vlaamse Gemeenschap, het Vlaamse Gewest, de steden Leuven, Gent en Antwerpen, de gemeente Wichelen, de VVSG en de dienst voor de Scheepvaart;
Het decreet van 29 mei 2015 houdende machtiging tot deelneming en de wijziging van de opdracht van deze vennootschap;
De statuten van deze vennootschap zoals goedgekeurd op de Buitengewone Algemene Vergadering van 25 mei 2018.
Art. 1 OCMW Wachtebeke treedt toe tot Poolstok voor ondersteuning inzake het P&O-beleid.
Art. 2 Een afschrift van deze beslissing wordt (elektronisch) bezorgd aan Poolstok
Art. 3 De administratie wordt belast met de afhandeling van de formaliteiten.
De statuten van het “grensoverschrijdend openbaar lichaam welzijn” (hierna: “het GOL”) in 2013 werden opgesteld op grond van de Benelux-Overeenkomst van 12 september 1986 inzake grensoverschrijdende samenwerking tussen territoriale samenwerkingsverbanden of autoriteiten, voortbouwend op eerdere grensoverschrijdende samenwerking in het kader van de vereniging Intergemeentelijk Bejaardenwerk en de stichting Gecoördineerde Bejaardenwerk die in 1981 tussen het OCMW Assenede en de gemeente Sas van Gent werden opgericht, de overeenkomst die in datzelfde jaar tussen die vereniging en die stichting werd gesloten en de totstandkoming, in 2002, van het grensoverschrijdend openbaar lichaam “Welzijn voor Ouderen Assenede-Sas van Gent” en van het grensoverschrijdende openbaar lichaam welzijn Assenede-Terneuzen “aan-z”.
Door de aanpassing van de statuten in 2013 werd tevens het verzoek van 3 buurgemeenten van de gemeente Assenede (Kaprijke, Sint-Laureins en Wachtebeke) om te participeren in het welzijnswerk van “Aan Z” juridisch verankerd.
Het Verdrag is van toepassing geworden op het GOL en het GOL dientengevolge wordt beschouwd als een Benelux Groepering voor Territoriale Samenwerking, met dien verstande dat de bepalingen in de bestaande statuten van het GOL die strijdig zijn met de bepalingen van het Verdrag van rechtswege vervallen.
In opdracht van de gemeente Terneuzen heeft Andersson Elffers Felix (AEF) een advies uitgebracht over de governance van aan-z. Dit naar aanleiding van knelpunten die werden ervaren als gevolg van de ‘twee-petten-probleem’ (raadsleden die zichzelf moesten controleren) en de scheve financiële belangen als gevolg van de decentralisaties aan Nederlandse kant. Ter onderbouwing van hun advies hebben ze de verschillende mogelijkheden voor een toekomstige governance in kaart gebracht. Ze hebben de gemeente Terneuzen geadviseerd te besluiten tot uitvoering van scenario 2 en te onderzoeken in hoeverre scenario 3, al dan niet gedeeltelijk, in de toekomst kan worden uitgevoerd.
Het is wenselijk gebleken de governance van het GOL aan te passen aan de ontwikkelingen die zich hebben voorgedaan in het kader van de grensoverschrijdende samenwerking tussen de betrokken deelnemers. Het is bovendien wenselijk de bestaande statuten te actualiseren in het licht van bovengenoemd Verdrag. De bestaande statuten dienen te wijzigen overeenkomstig artikel 14 van het Verdrag.
De huidige statuten versie 13.12.2013 bepalen in artikel 25 dat een wijziging van de statuten slechts rechtsgeldig is tot stand gekomen indien de raad van de deelnemende gemeente en de raad van de deelnemende OCMW’s daartoe hebben besloten.
In een bespreking met de schepenen van welzijn/sociale zaken en de algemeen directeurs van de 4 Belgische gemeenten werden de 4 scenario’s, voorgesteld door het onderzoeksbureau Andersson Elffers Felix (AEF), besproken. Er was een consensus om te kiezen voor scenario 2 zoals ook het onderzoeksbureau heeft geadviseerd aan de gemeente Terneuzen. De Belgische gemeenten zijn wel vragende partij om de huidige dienstverlening en de kostprijs daarvan duidelijker en transparanter te beschrijven en in een overeenkomst vast te leggen.
Volgens adviesbureau Andersson Elffers Felix (AEF) zijn de statuten niet het geschikte middel om deze afspraken vast te leggen maar kan dat beter via een besluit van het vernieuwde bestuur. Dit kan geagendeerd worden op één van de eerste vergaderingen van het nieuwe bestuur. Zij schrijven in hun mail aan de algemeen directeur “Ik heb aan hen geadviseerd en adviseer ook u om na de verkiezingen, zodra het nieuwe bestuur van aan-z geïnstalleerd is, een gezamenlijke sessie als bestuur te organiseren met als onderwerp ‘de gewenste sturingsinformatie van aan-z’. Het is sowieso wenselijk om na een wijziging van het bestuur een gezamenlijke sessie te organiseren als een soort gezamenlijke nieuwe start en eventuele nieuwe kennismaking. Tijdens zo een sessie kan dan ook gesproken worden over de wijze waarop er vanuit het bestuur sturing gegeven zal worden aan aan-z. Dat betekent dat u het automatisch ook zult hebben over de informatie die u nodig hebt om uw functie als bestuurder goed uit te kunnen voeren. Informatie over de (kwaliteit van de) geleverde diensten en de prijs zijn daarbij cruciaal. Deze sessie zou afgesloten moeten worden met enkele afspraken over de wijze waarop het bestuur gezamenlijk gaat opereren in de komende jaren en afspraken over het inrichten van de juiste sturingsinformatie. Daarbij geldt dat dit niet alleen gaat over de inhoud van de gewenste informatie maar ook de termijn en frequenties waarop deze informatie wordt aangeleverd.”
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 77-78;
Het Benelux-Verdrag van 20 februari 2014 inzake grensoverschrijdende en inter-territoriale samenwerking (hierna: “het Verdrag”).
Art. 1 De aangepaste statuten van aan-z zoals opgenomen in de bijlage ‘Statuten BGTS aan-z schoon‘ worden goedgekeurd door de OCMW-raad.
Art. 2 De mandataris-vertegenwoordiger van de gemeente Wachtebeke wordt opgedragen om op de eerste vergadering van het nieuw samengesteld bestuur ‘de gewenste sturingsinformatie van aan-z aan de Belgische gemeenten’ te agenderen.
Art. 3 Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan aan-z en het diensthoofd sociale dienst.
Volgens het huishoudelijk reglement gebeuren de vergaderingen van de gemeente- en OCMW-raad fysiek en met mogelijkheid tot het bijwonen door publiek. Ook de andere organen vergaderen fysiek maar zonder aanwezigheid van publiek.
In 2020 heeft men tijdens de corona-uitbraak snel moeten omschakelen naar het digitaal vergaderen. Dit werd omwille van de sanitaire omstandigheden toegelaten hoewel rechtsgeldig vergaderen op deze wijze nog niet voorzien is in het huishoudelijk reglement van de respectievelijke organen.
Dit aanvullend reglement biedt een duidelijke en rechtsgeldige basis onder welke omstandigheden digitaal vergaderen mogelijk is.
Het politieke debat komt beter tot zijn recht in een fysieke vergadering waar onderlinge interactie en lichaamstaal het gesproken woord ondersteunen. Een fysieke en, voor de gemeente- en OCMW-raad openbare, vergadering blijft de norm, ook wettelijk. Digitaal vergaderen dient dus de uitzondering te zijn en blijven. Om deze reden wenst het lokaal bestuur in Wachtebeke de mogelijkheid tot hybride vergaderen (deels fysiek, deels digitaal) die in het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021, enkel te weerhouden voor het College van burgemeester en schepenen en het vast bureau.
Elke digitale vergadering van de gemeente- en OCMW-raad zal via digitale weg live te volgen zijn. Een audio-opname is ook achteraf beschikbaar.
Het Decreet lokaal bestuur: art. 20, 3° lid; art. 54, 2° lid; art. 74; art. 83, 1° lid; art. 110, 2° lid; art. 126, 1° lid; art. 129, 1° lid;
Het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen;
Gemeenteraadsbesluit van 28 maart 2019 betreffende het huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad;
Gemeenteraadsbesluit van 28 maart 2019 betreffende het huishoudelijk reglement voor de OCMW-raad;
Collegebesluit van 2 maart 2020 betreffende het huishoudelijk reglement voor het college van burgemeester;
Beslissing van het Vast bureau van 2 maart 2020 betreffende het huishoudelijk reglement voor het Vast bureau;
Beslissing van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst van 4 februari 2020 betreffende het huishoudelijk reglement voor het BCSD.
Art. 1 Dit reglement is een aanvulling op het huishoudelijk reglement voor elk van onderstaande organen binnen het lokaal bestuur:
Art. 2 In volgende uitzonderlijke omstandigheden kan de vergadering digitaal verlopen:
Art. 3 Voor het digitaal vergaderen gelden, behoudens de specifieke bepalingen over digitaal vergaderen, de gewone regels uit het Decreet lokaal bestuur en het respectievelijke huishoudelijk reglement.
Dit betekent dat digitale vergaderingen van de gemeenteraad en OCMW-raad te volgen zullen zijn via een digitaal platform voor de burgers.
Art. 4 Bijkomende voorwaarden die vervuld moeten worden zijn om rechtsgeldig digitaal te kunnen vergaderen zijn:
§ 1 Voor wat de gemeente- en OCMW-raad betreft:
§ 2 Voor wat het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau betreft:
§ 3 Voor wat het bijzonder comité voor de sociale dienst betreft:
§ 4 Voor wat de gemeenteraadscommissie betreft:
Art. 5 Om tegemoet te komen aan de voorwaarden met betrekking tot het hoorbaar en zichtbaar herkenbaar zijn van de raadsleden en om de mogelijkheid te bieden aan de voorzitter om de orde te handhaven tijdens de vergadering, gelden volgende afspraken:
Art. 6 Voor het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau is het mogelijk om hybride te vergaderen waarbij één of meerdere leden op digitale wijze aan de vergadering deelnemen. Hybride vergaderen blijft een uitzondering. Het is aan het college of het vast bureau om te beslissen of hybride vergaderen in welbepaalde situaties gerechtvaardigd is. De voorzitter waakt over de uitzonderlijkheid van de redenen van het hybride vergaderen.
Naast de voorwaarden vastgelegd in artikel 4, § 2 van dit reglement moeten de leden die digitaal deelnemen de vergadering kunnen volgen via een audiovisuele verbinding.
Art. 7 Het aanvullend reglement treedt in werking de 1e dag van de maand na goedkeuring door gemeente- en OCMW-raad.
Deze materie wordt bij de start van een nieuwe legislatuur geïntegreerd in de respectievelijke huishoudelijke reglementen van de verschillende organen van het lokaal bestuur. Tot dat moment blijft dit aanvullend reglement uitwerking hebben.
Schriftelijke vragen OCMW-raad 24 februari 2022 NV-A.
Vraag 1 – Herstellingen gebouw WZC (raadslid Diederik Lacayse)
Blijkbaar zijn enkel opknapwerken nodig in het WZC dit toch reeds 1.5 jaar op zich laten wachten, deze zijn reeds meerdere malen gemeld geweest door vrijwilliger en personeel.
Kleine opknapwerken in bewonerskamers.
Antwoord schepen Christine Bax:
Als je nog weet hebt van opknapwerken die al anderhalf jaar op zich laten wachten, kan je dan ook laten weten welke? Aandachtspunt voor bezoeker en familie is: geef de opmerkingen door aan de mensen van de balie, zij noteren dat meteen op een werkbon voor de klusjesman. Het heeft geen zin om het aan het personeel door te geven, die mensen zijn bezig met hun taken.
Wat het raam betreft, dat is inderdaad een lastige. De vraag is gesteld naar verschillende firma’s maar het kan niet hersteld worden. Het zal uiteindelijk een nieuw raam worden. Het gaat hier wel over een raam in de traphal, dus in wezen heeft niemand hier hinder van. Dit staat dan ook niet bovenaan de prioriteitenlijst.
Namens de OCMW-raad,
Namens OCMW-raad,
Lise Gosseye
Waarnemend Algemeen Directeur
Patrick Gerard
Voorzitter OCMW-raad