Het Decreet over het Lokaal Bestuur (DLB) bevat geen regels over het budgethouderschap, de daaraan verbonden bevoegdheden en de mogelijkheid tot delegatie ervan. Dat betekent dat elk bestuur, in het kader van zijn organisatiebeheersingssysteem zelf een regeling moet uitwerken op maat van het bestuur. Daarbij moet uiteraard rekening worden gehouden met de algemene bevoegdheids- en delegatiebepalingen van het DLB.
Voor verschillende diensten van het OCMW is het nodig om over een kasprovisie te beschikken, dit om over gelden te beschikken om terug te kunnen geven bij ontvangsten via chartaal geld.
Ook is het nuttig voor bepaalde diensten om over een provisierekening of kredietkaart te beschikken om aankopen te doen die niet via factuur kunnen verlopen (b.v. online aankopen).
Omdat het om veiligheidsredenen aangewezen is om geen al te grote geldsommen in kas te hebben bij de verschillende diensten en dat het aangewezen is om regelmatig af te rekenen, worden er voorwaarden en grensbedragen vastgelegd. Bij elke dienst is de mogelijkheid voorzien om elektronisch te betalen (bancontact en/of payconiq). Dit wordt zoveel mogelijk gepromoot, maar toch blijft een groot aantal mensen cash betalen.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
Beslissingen OCMW-raad van 27 maart 2018 en 28 maart 2019.
Artikel 1 De OCMW-raad stelt de voorwaarden voor het ter beschikking stellen van kasprovisies, provisierekeningen, het innen van geringe dagontvangsten en het beheer van het chartaal geld van de gemeente vast als volgt:
Hoofdstuk 1 – Kasprovisie of provisierekening
Artikel 1
De algemeen directeur kan, onder de voorwaarden bepaald in hoofdstuk 1 van dit besluit, en na advies van de financieel directeur, een kasprovisie of een provisierekening ter beschikking stellen aan bepaalde personeelsleden.
Artikel 2
Een kasprovisie dient om kleine exploitatie-uitgaven cash te kunnen betalen die niet uitgesteld kunnen worden of onmiddellijk moeten gebeuren voor de goede werking van de dienst of voor het gebruik van een startkassa bij bepaalde diensten.
Een provisierekening dient om kleine exploitatie-uitgaven door middel van een bankkaart of kredietkaart te kunnen betalen die niet uitgesteld kunnen worden of onmiddellijk moeten gebeuren voor de goede werking van de dienst of voor online aankopen.
Artikel 3
De voorwaarden waaronder een provisie ter beschikking wordt gesteld zijn de volgende :
- De kasprovisie mag maximum € 500,00 bedragen per provisiehouder.
- De provisierekening mag maximum € 4.000,00 bedragen. De provisierekening mag nooit een debetsaldo vertonen.
- De aangestelde personeelsleden zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de kasprovisie of provisierekening die ter beschikking is gesteld.
- De aanzuivering van de kasprovisie en de provisierekening gebeurt op basis van bewijsstukken die worden voorgelegd aan de financiële dienst en worden goedgekeurd door de algemeen directeur.
Hoofdstuk 2 – Geringe dagontvangsten
Artikel 4
De algemeen directeur kan, onder de voorwaarden bepaald in hoofdstuk 2 van dit besluit, en na advies van de financieel directeur, bepaalde personeelsleden van het OCMW belasten met de inning van geringe dagontvangsten.
Artikel 5
Geringe dagontvangsten zijn ontvangsten waarvan de inning samenvalt met de vaststelling van het in te vorderen recht.
Artikel 6
De voorwaarden waaronder personeelsleden van het OCMW kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten zijn de volgende :
- De kas van de met inning belaste ambtenaren mag nooit meer dan € 3.000,00 bevatten. Zij moeten op regelmatige tijdstippen afrekenen met de algemeen directeur of de door haar aangestelde verantwoordelijke voor de kasverrichtingen. De gelden kunnen ook onmiddellijk gestort worden op de rekening van het OCMW.
- De contante afrekening met de algemeen directeur of de door haar aangestelde verantwoordelijke voor de kasverrichtingen, gebeurt op basis van de nodige verantwoordingsstukken. Indien de gelden onmiddellijk op de rekening van het OCMW gestort worden, moeten de nodige bewijsstukken bezorgd worden aan de financiële dienst.
- Buiten de diensturen en ook tijdens de diensturen indien geen personeel in de dienst aanwezig is, moet de kas zich achter slot bevinden (kluis).
- Het is niet toegelaten om met ontvangen gelden, uitgaven te verrichten of leningen toe te staan.
- Elk vastgesteld kasverschil moet onmiddellijk en schriftelijk aan de algemeen directeur of de door haar aangestelde verantwoordelijke voor de kasverrichtingen worden gemeld. Bij vastgestelde diefstal is bovendien een onmiddellijke aangifte bij de politie verplicht.
- Bij zware fouten, bedrog of kennelijk grove nalatigheden kunnen de aangeduide personeelsleden burgerlijk aansprakelijk worden gesteld voor de kastekorten. Het OCMW-bestuur kan een regresvordering instellen tegen hen. In die gevallen zal de OCMW-raad vaststellen of het personeelslid financieel aansprakelijk moet worden gesteld en voor welk bedrag.
Hoofdstuk 3 – Verantwoordelijke voor de kasverrichtingen
Artikel 7
De algemeen directeur kan, onder de voorwaarden bepaald in hoofdstuk 3 van dit besluit, en na advies van de financieel directeur, bepaalde personeelsleden van het OCMW aanstellen als verantwoordelijke voor de kasverrichtingen.
Artikel 8
De verantwoordelijke voor de kasverrichtingen zorgt voor de afrekening van de kas van de met inning belaste ambtenaren en met de kasprovisiehouders, en beheert het chartaal geld van het OCMW.
Artikel 9
De voorwaarden waaronder personeelsleden van het OCMW kunnen worden aangesteld als verantwoordelijke voor de kasverrichtingen zijn de volgende :
- De kas mag maximaal € 5.000,00 bevatten.
- Buiten de diensturen en ook tijdens de diensturen indien geen personeel in de dienst aanwezig is, moet de kas zich achter slot bevinden (kluis).
- Elk vastgesteld kasverschil moet onmiddellijk en schriftelijk aan de algemeen directeur worden gemeld. Bij vastgesteld diefstal is bovendien een onmiddellijke aangifte bij de politie verplicht.
- Bij zware fouten, bedrog of kennelijk grove nalatigheden kunnen de aangeduide verantwoordelijken burgerlijk aansprakelijk worden gesteld voor de kastekorten. Het OCMW-bestuur kan een regresvordering instellen tegen hen. In die gevallen zal de OCMW-raad vaststellen of de verantwoordelijke financieel aansprakelijk moet worden gesteld en voor welk bedrag.
- De financieel directeur verifieert minstens één maal per jaar, op een tijdstip vrij door haar te bepalen, de geldvoorraad van de kas bijgehouden door de verantwoordelijke voor de kasverrichtingen.
Hoofdstuk 4 – Algemeen
Artikel 10
Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2023.
Artikel 11
De beslissingen van de OCMW-raad van 27 maart 2018 en 28 maart 2019 houdende vaststelling van de voorwaarden voor de terbeschikkingstelling van een provisie aan personeelsleden worden opgeheven met ingang van 1 januari 2023.
Artikel 2 Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2023 en heft de beslissing van de OCMW-raad van 27 maart 2018 en 28 maart 2019 op.
Artikel 3 Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de algemeen directeur, de financieel directeur, de personeelsleden die aangesteld zijn als provisiehouder, de met inning van geringe dagontvangsten belaste personeelsleden en de personeelsleden aangesteld als verantwoordelijke voor de kasverrichtingen.