Notulen  OCMW-raad

Openbaar

• Beraad

  • Beschikbare verslagen adviesraden en inkomende briefwisseling.

• Besluit

  • Beheersovereenkomst tussen de lokale besturen Lochristi en Wachtebeke. Ter goedkeuring.

    Onderwerp en motivering

    De lokale besturen Wachtebeke en Lochristi hebben in mei 2022 de principiële beslissing genomen tot een vrijwillige samenvoeging van beide besturen vanaf 1 januari 2025. Hiermee willen ze de krachten bundelen en samen de vele uitdagingen waar lokale besturen - momenteel en in de toekomst - voor staan het hoofd bieden.

    Het decreet lokaal bestuur geeft aan de samen te voegen gemeenten de mogelijkheid om een beheersovereenkomst af te sluiten om voor bepaalde functies een beroep te doen op elkaars personeelsleden (artikel 356 DLB).
    De beheersovereenkomst is bedoeld als kaderovereenkomst. Op basis hiervan kunnen verdere afspraken gemaakt worden omtrent de integratie van de verschillende diensten alsook het gemeenschappelijk gebruik van het personeel onderling. Deze beheersovereenkomst kan op korte termijn mogelijkheden bieden aan beide besturen voor bepaalde functies die niet ingevuld zijn/geraken maar zeker naarmate de effectieve samenvoegingsdatum nadert zal de beheersovereenkomst mogelijkheden bieden om de werking en organisatie die wordt voorbereid met het oog op de samenvoeging van beide gemeenten reeds vorm te geven. Hierdoor zal de kwaliteit en de continuïteit van de dienstverlening gewaarborgd blijven.

    De beheersovereenkomst impliceert niet dat het lokaal bestuur Wachtebeke of het lokaal bestuur Lochristi geen eigen beslissingen meer kan nemen inzake personeelswerking, -organisatie of -beleid.
    De beheersovereenkomst bepaalt heel wat elementen die duidelijkheid en transparantie beogen: wie is de juridische werkgever is, wie is/zijn de functioneel leidinggevende(n), welke zijn de financiële afspraken.

    Indien het nodig zal zijn kan deze beheersovereenkomst gewijzigd of verfijnd worden. Dit dient steeds ter goedkeuring worden voorgelegd aan de raad.

    Regelgeving

    Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder art. 356;

    De gemeenteraadsbeslissing van 19 mei 2022 inzake de principiële beslissing voor een vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Lochristi en Wachtebeke;

    De gemeenteraadsbeslissing van de gemeenteraad van Lochristi van 23 mei 2022 inzake de principiële beslissing voor een vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Lochristi en Wachtebeke.

    Publieke stemming

    Aanwezig: Patrick Gerard, Rudy Van Cronenburg, Piet Penneman, Peter Van Bambost, Eddy Heirwegh, Christine Bax, Linda Van Himme, Ronny Droesbeke, Dirk Ongenae, Ruud Smeets, Rudy Lootens, Diederik Lacayse, Antoon De Baets, André Chalmet, Heidi Misseghers, Frederik Braeckman, Michiel Van Eetvelde, Lise Gosseye

    Voorstanders: Rudy Van Cronenburg, Patrick Gerard, Piet Penneman, Peter Van Bambost, Eddy Heirwegh, Christine Bax, Linda Van Himme, Ronny Droesbeke, Dirk Ongenae, Ruud Smeets, Rudy Lootens, Diederik Lacayse, Antoon De Baets, André Chalmet, Heidi Misseghers, Frederik Braeckman, Michiel Van Eetvelde

    Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

    Besluit

    Artikel 1 De OCMW-raad keurt de beheersovereenkomst tussen de lokale besturen Wachtebeke en Lochristi goed.

    Artikel 2 De beheersovereenkomst maakt integraal deel uit van deze beslissing.

    Artikel 3 Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan het lokaal bestuur Lochristi, de stafmedewerker en de financieel directeur.

  • Meerjarenplanaanpassing 5 2020-2025. Deel OCMW. Ter vaststelling.

    Onderwerp en motivering

    Het meerjarenplan voor gemeente en OCMW Wachtebeke werd opgemaakt volgens de regels van de BBC2020-regelgeving van de Vlaamse Overheid. Het meerjarenplan vormt de financiële kapstok voor het beleid van het lokaal bestuur. Het meerjarenplan werd opgesteld voor de periode 2020-2025 en goedgekeurd in de gemeente- en OCMW-raad van 19 december 2019.
    Doorheen deze periode zijn aanpassingen mogelijk. Minstens één keer per jaar wordt het meerjarenplan aangepast en worden minstens de kredieten voor het volgende boekjaar vastgesteld.

    De aanpassing die nu voorligt ter goedkeuring is meerjarenplanaanpassing nr. 5. Deze werd opgemaakt in samenspraak met het managementteam en het college en vast bureau van het lokaal bestuur en werd ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau.
    Op de gemeenteraadscommissie van 14 december werd de meerjarenplanaanpassing 5 ook uitvoerige besproken en was er de mogelijkheid tot het stellen van vragen.
    De aanpassingen worden als volgt voorgelegd ter goedkeuring:
    - vaststelling van het gedeelte OCMW door de OCMW-raad
    - goedkeuring van het gedeelte OCMW door de gemeenteraad
    - vaststelling van het gedeelte gemeente door de gemeenteraad.

    In bijlage zijn de nodige documenten toegevoegd die de cijfers in onderstaand besluit duiden en verduidelijkingen.

    Regelgeving

    Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikel 40, artikel 254-256;

    Het besluit Vlaamse Regering van 30 maart 33029 over de beleids- en de beheerscyclus (BVR BBC);

    De omzendbrief KBBJ/ABB 2020/3: de aanpassing van de meerjarenplannen 2020-2025 van de lokale en provinciale besturen volgens de beleids- en beheerscyclus;

    De bespreking op de gemeenteraadscommissie van 14 december 2022.

    Publieke stemming

    Aanwezig: Patrick Gerard, Rudy Van Cronenburg, Piet Penneman, Peter Van Bambost, Eddy Heirwegh, Christine Bax, Linda Van Himme, Ronny Droesbeke, Dirk Ongenae, Ruud Smeets, Rudy Lootens, Diederik Lacayse, Antoon De Baets, André Chalmet, Heidi Misseghers, Frederik Braeckman, Michiel Van Eetvelde, Lise Gosseye

    Voorstanders: Rudy Van Cronenburg, Patrick Gerard, Piet Penneman, Peter Van Bambost, Eddy Heirwegh, Christine Bax, Linda Van Himme, Dirk Ongenae, Antoon De Baets, André Chalmet, Heidi Misseghers, Frederik Braeckman

    Tegenstanders: Ronny Droesbeke, Ruud Smeets, Rudy Lootens, Diederik Lacayse, Michiel Van Eetvelde

    Resultaat: Met 12 stemmen voor, 5 stemmen tegen

    Besluit

    Artikel 1 De OCMW-raad stelt de aanpassing nr. 5 aan het meerjarenplan 2020-2025 (deel OCMW) vast zodat het eindresultaat als volgt definitief wordt samengesteld:

    

     

     

     

     

    Artikel 2 Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de financieel directeur.

  • Voorwaarden ter beschikking stellen kasprovisies, provisierekeningen, innen geringe dagontvangsten en beheer van chartaal geld van het OCMW. Ter vaststelling.

    Onderwerp en motivering

    Het Decreet over het Lokaal Bestuur (DLB)  bevat  geen regels over het budgethouderschap, de daaraan verbonden bevoegdheden en de mogelijkheid tot delegatie ervan. Dat betekent dat elk bestuur, in het kader van zijn organisatiebeheersingssysteem zelf een regeling moet uitwerken op maat van het bestuur. Daarbij moet uiteraard rekening worden gehouden met de algemene bevoegdheids- en delegatiebepalingen van het DLB.

    Voor verschillende diensten van het OCMW is het nodig om over een kasprovisie te beschikken, dit om over gelden te beschikken om terug te kunnen geven bij ontvangsten via chartaal geld.

    Ook is het nuttig voor bepaalde diensten om over een provisierekening of kredietkaart te beschikken om aankopen te doen die niet via factuur kunnen verlopen (b.v. online aankopen).

    Omdat het om veiligheidsredenen aangewezen is om geen al te grote geldsommen in kas te hebben bij de verschillende diensten en dat het aangewezen is om regelmatig af te rekenen, worden er voorwaarden en grensbedragen vastgelegd. Bij elke dienst is de mogelijkheid voorzien om elektronisch te betalen (bancontact en/of payconiq). Dit wordt zoveel mogelijk gepromoot, maar toch blijft een groot aantal mensen cash betalen.

    Regelgeving

    Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;

    Beslissingen OCMW-raad van 27 maart 2018 en 28 maart 2019.

    Publieke stemming

    Aanwezig: Patrick Gerard, Rudy Van Cronenburg, Piet Penneman, Peter Van Bambost, Eddy Heirwegh, Christine Bax, Linda Van Himme, Ronny Droesbeke, Dirk Ongenae, Ruud Smeets, Rudy Lootens, Diederik Lacayse, Antoon De Baets, André Chalmet, Heidi Misseghers, Frederik Braeckman, Michiel Van Eetvelde, Lise Gosseye

    Voorstanders: Rudy Van Cronenburg, Patrick Gerard, Piet Penneman, Peter Van Bambost, Eddy Heirwegh, Christine Bax, Linda Van Himme, Ronny Droesbeke, Dirk Ongenae, Ruud Smeets, Rudy Lootens, Diederik Lacayse, Antoon De Baets, André Chalmet, Heidi Misseghers, Frederik Braeckman, Michiel Van Eetvelde

    Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

    Besluit

    Artikel 1 De OCMW-raad stelt de voorwaarden voor het ter beschikking stellen van kasprovisies, provisierekeningen, het innen van geringe dagontvangsten en het beheer van het chartaal geld van de gemeente vast als volgt:

    Hoofdstuk 1 – Kasprovisie of provisierekening

    Artikel 1

    De algemeen directeur kan, onder de voorwaarden bepaald in hoofdstuk 1 van dit besluit, en na advies van de financieel directeur, een kasprovisie of een provisierekening ter beschikking stellen aan bepaalde personeelsleden.

    Artikel 2

    Een kasprovisie dient om kleine exploitatie-uitgaven cash te kunnen betalen die niet uitgesteld kunnen worden of onmiddellijk moeten gebeuren voor de goede werking van de dienst of voor het gebruik van een startkassa bij bepaalde diensten.

    Een provisierekening dient om kleine exploitatie-uitgaven door middel van een bankkaart of kredietkaart te kunnen betalen die niet uitgesteld kunnen worden of onmiddellijk moeten gebeuren voor de goede werking van de dienst of voor online aankopen.

    Artikel 3

    De voorwaarden waaronder een provisie ter beschikking wordt gesteld zijn de volgende :

    -        De kasprovisie mag maximum € 500,00 bedragen per provisiehouder.

    -        De provisierekening mag maximum € 4.000,00 bedragen. De provisierekening mag nooit een debetsaldo vertonen.

    -        De aangestelde personeelsleden zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de kasprovisie of provisierekening die ter beschikking is gesteld.

    -        De aanzuivering van de kasprovisie en de provisierekening gebeurt op basis van bewijsstukken die worden voorgelegd aan de financiële dienst en worden goedgekeurd door de algemeen directeur.

    Hoofdstuk 2 – Geringe dagontvangsten

    Artikel 4

    De algemeen directeur kan, onder de voorwaarden bepaald in hoofdstuk 2 van dit besluit, en na advies van de financieel directeur, bepaalde personeelsleden van het OCMW belasten met de inning van geringe dagontvangsten.

    Artikel 5

    Geringe dagontvangsten zijn ontvangsten waarvan de inning samenvalt met de vaststelling van het in te vorderen recht.

    Artikel 6

    De voorwaarden waaronder personeelsleden van het OCMW kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten zijn de volgende :

    -        De kas van de met inning belaste ambtenaren mag nooit meer dan € 3.000,00 bevatten. Zij moeten op regelmatige tijdstippen afrekenen met de algemeen directeur of de door haar aangestelde verantwoordelijke voor de kasverrichtingen. De gelden kunnen ook onmiddellijk gestort worden op de rekening van het OCMW.

    -        De contante afrekening met de algemeen directeur of de door haar aangestelde verantwoordelijke voor de kasverrichtingen, gebeurt op basis van de nodige verantwoordingsstukken. Indien de gelden onmiddellijk op de rekening van het OCMW gestort worden, moeten de nodige bewijsstukken bezorgd worden aan de financiële dienst.

    -        Buiten de diensturen en ook tijdens de diensturen indien geen personeel in de dienst aanwezig is, moet de kas zich achter slot bevinden (kluis).

    -        Het is niet toegelaten om met ontvangen gelden, uitgaven te verrichten of leningen toe te staan.

    -        Elk vastgesteld kasverschil moet onmiddellijk en schriftelijk aan de algemeen directeur of de door haar aangestelde verantwoordelijke voor de kasverrichtingen worden gemeld. Bij vastgestelde diefstal is bovendien een onmiddellijke aangifte bij de politie verplicht.

    -        Bij zware fouten, bedrog of kennelijk grove nalatigheden kunnen de aangeduide personeelsleden burgerlijk aansprakelijk worden gesteld voor de kastekorten. Het OCMW-bestuur kan een regresvordering instellen tegen hen. In die gevallen zal de OCMW-raad vaststellen of het personeelslid financieel aansprakelijk moet worden gesteld en voor welk bedrag.

    Hoofdstuk 3 – Verantwoordelijke voor de kasverrichtingen

    Artikel 7

    De algemeen directeur kan, onder de voorwaarden bepaald in hoofdstuk 3 van dit besluit, en na advies van de financieel directeur, bepaalde personeelsleden van het OCMW aanstellen als verantwoordelijke voor de kasverrichtingen.

    Artikel 8

    De verantwoordelijke voor de kasverrichtingen zorgt voor de afrekening van de kas van de met inning belaste ambtenaren en met de kasprovisiehouders, en beheert het chartaal geld van het OCMW.

    Artikel 9

    De voorwaarden waaronder personeelsleden van het OCMW kunnen worden aangesteld als verantwoordelijke voor de kasverrichtingen zijn de volgende :

    -        De kas mag maximaal € 5.000,00 bevatten.

    -        Buiten de diensturen en ook tijdens de diensturen indien geen personeel in de dienst aanwezig is, moet de kas zich achter slot bevinden (kluis).

    -        Elk vastgesteld kasverschil moet onmiddellijk en schriftelijk aan de algemeen directeur worden gemeld. Bij vastgesteld diefstal is bovendien een onmiddellijke aangifte bij de politie verplicht.

    -        Bij zware fouten, bedrog of kennelijk grove nalatigheden kunnen de aangeduide verantwoordelijken burgerlijk aansprakelijk worden gesteld voor de kastekorten. Het OCMW-bestuur kan een regresvordering instellen tegen hen. In die gevallen zal de OCMW-raad vaststellen of de verantwoordelijke financieel aansprakelijk moet worden gesteld en voor welk bedrag.

    -        De financieel directeur verifieert minstens één maal per jaar, op een tijdstip vrij door haar te bepalen, de geldvoorraad van de kas bijgehouden door de verantwoordelijke voor de kasverrichtingen.

    Hoofdstuk 4 – Algemeen

    Artikel 10

    Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2023.

    Artikel 11

    De beslissingen van de OCMW-raad van 27 maart 2018 en 28 maart 2019 houdende vaststelling van de voorwaarden voor de terbeschikkingstelling van een provisie aan personeelsleden worden opgeheven met ingang van 1 januari 2023.

    Artikel 2 Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2023 en heft de beslissing van de OCMW-raad van 27 maart 2018 en 28 maart 2019 op.

    Artikel 3 Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de algemeen directeur, de financieel directeur, de personeelsleden die aangesteld zijn als provisiehouder, de met inning van geringe dagontvangsten belaste personeelsleden en de personeelsleden aangesteld als verantwoordelijke voor de kasverrichtingen.

  • Verbouwing mortuarium WZC De Mey tot wasruimte. Beschrijvende meetstaat en plannenbundel. Ter goedkeuring.

    Onderwerp en motivering

    In de gemeenteraad van 30 juni 2022 werd groen licht gegeven voor de reconversie van site De Mey, het zogenaamd oud rusthuis.  De meeste aanwezige diensten in het gebouw werden reeds verplaatst. De wasserij die ten dienste staat van het huidige WZC De Mey bevindt zich nog steeds in dit gebouw. De beslissing tot reconversie impliceert dat ook voor de wasserij een nieuwe locatie gevonden moet worden. De idee is om deze dienst te verhuizen naar het voormalige mortuarium van WZC De Mey.

    Aan deze verbouwing is een zeer technisch-specifieke component gekoppeld. Binnen het lokaal bestuur beschikken we niet over de nodige kennis om dit kwalitatief te begeleiden. OM deze reden werd door het vast bureau van 20 september 2022 beslist om het beheer van de verbouwing van het mortuarium tot wasserij toe te wijzen aan M4 architecten en ingenieurs.
    Aangezien het beheer in handen is van de architect, zal de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking door hem opgestart en afgewerkt worden. Desalniettemin dient het bestek voor deze opdracht goedgekeurd te worden door de raad.
    M4 architecten en ingenieurs maakten dit bestek op, om te versturen naar verschillende leveranciers. De beschrijvende meetstaat en de bijhorende plannenbundel die het bestek vormen zijn terug te vinden in bijlage.

    Het bureau M4 architecten en ingenieurs zal instaan voor het versturen van het bestek naar verschillende leveranciers en voor de evaluatie en vergelijking van de ingediende offertes. Deze zullen worden voorgelegd aan het vast bureau dat in zal staan voor de effectieve toewijzing.

    Regelgeving

    Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
    

    De Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen;
    

    Het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
    

    De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies;
    

    De Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;

    De gemeenteraadsbeslissing van 30 juni 2022 betreffende de reconversie site De Mey (oud rusthuis).
    

    Publieke stemming

    Aanwezig: Patrick Gerard, Rudy Van Cronenburg, Piet Penneman, Peter Van Bambost, Eddy Heirwegh, Christine Bax, Linda Van Himme, Ronny Droesbeke, Dirk Ongenae, Ruud Smeets, Rudy Lootens, Diederik Lacayse, Antoon De Baets, André Chalmet, Heidi Misseghers, Frederik Braeckman, Michiel Van Eetvelde, Lise Gosseye

    Voorstanders: Rudy Van Cronenburg, Patrick Gerard, Piet Penneman, Peter Van Bambost, Eddy Heirwegh, Christine Bax, Linda Van Himme, Dirk Ongenae, Rudy Lootens, Diederik Lacayse, Antoon De Baets, André Chalmet, Heidi Misseghers, Frederik Braeckman

    Tegenstanders: Ronny Droesbeke, Ruud Smeets, Michiel Van Eetvelde

    Resultaat: Met 14 stemmen voor, 3 stemmen tegen

    Besluit

    Artikel 1 De OCMW-raad keurt de beschrijvende meetstaat en bijhorende plannenbundel voor de verbouwing van het mortuarium van WZC De Mey tot wasserij, opgemaakt door M4 architecten en ingenieurs, goed.

    Artikel 2 M4 architecten en ingenieurs wordt aangesteld om de procedure verder te behartigen en zal de meest voordelige en regelmatige offerte voorleggen aan het vast bureau ter goedkeuring.

    Artikel 3 Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de directie van het WZC, M4 architecten en ingenieurs en de financieel directeur.

  • Schriftelijke vragen CD&V.

    Onderwerp en motivering

    Schriftelijke vragen OCMW-raad 22 december 2022 CD&V.

    Vraag 1 - Kosten oude drukkerij (raadslid Ruud Smeets)
    

    We lezen in de meerjarenplanning dat er terug een kost is ingebracht voor de aanpassingswerken sociale dienst.

    Wat zijn alle kosten die al gemaakt zijn in dit dossier?

    Wanneer zou de opening van de nieuwe sociale dienst voorzien zijn?

    Antwoord schepen Christine Bax:

    • Huishuur: € 1600 p/mnd 
    • Architect: meest voordelige: 80 euro/uur in regie, excl btw (80 euro/uur x 68 uur = 5440,00 euro, excl btw) 
    • Uitbreken vals plafond € 3500
    • Aanpassingswerken :bedrag is nog een vraagteken. Er is € 75.000 uitgetrokken. 

    Historie: 

    • Beslissing om het oud rusthuis leeg te maken en te verkopen, alle diensten weg op 01/01/2022, is gelukt behalve voor het washuis en de sociale dienst. Daar zijn we afhankelijk van externe diensten zoals de architect en aannemer. Aangezien we in een deel van het gebouw van scratch beginnen kunnen we ook meteen het veiligheidsaspect meenemen. Momenteel zitten onze medewerkers in de schuur zeer kwetsbaar, al meerdere keren zijn daar ook bedreigingen geuit en niet alleen mondeling! Het is belangrijk dat we voldoende bescherming kunnen bieden aan onze medewerkers. In de nieuwe setting zullen aparte gespreksruimtes zijn (met vluchtweg) zodat cliënten niet meer fysiek op het bureau van de maatschappelijk werker moeten zijn. 

    Nog te doen: herbestemming gebouw aanvragen. 

    Hopelijk kunnen we morgen starten. 

    Als het iets betekent kan ik ook meedelen dat het oud rusthuis nagenoeg leeg staat en dat er daar geen investeringen, herstellingen noch onderhoud gebeuren. Dit maakt dat daar ook nagenoeg geen uitgaven zijn.