Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1 De gemeenteraad keurt het herwerkte subsidiereglement 'Wijk aan Zet' goed als volgt:

Artikel 1 Doel

Met deze subsidie kunnen bewoners acties opzetten met als specifiek doel de leefbaarheid, het samenleven, de participatie en betrokkenheid in de wijk, de gemeente te verbeteren.
De Gemeente geeft zo de mogelijkheid financiële steun te vragen voor acties van wijkbewoners in de wijken van Wachtebeke.
Het gemeentebestuur van Wachtebeke wil op deze manier het zelfinitiatief en medebeheer van bewoners via de subsidie ‘Wijk aan Zet’ financieel ondersteunen.
Een grote mate van zelfinitiatief en medebeheer staan centraal in het kader van dit reglement.

Artikel 2 Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:

a)   Aanvrager:
Een bewoner of bewonersgroep, dit kan gaan over een feitelijke vereniging of een vereniging met rechtspersoonlijkheid en al of niet structureel erkend door de gemeente Wachtebeke in het kader van een ander gemeentelijk reglement.

b)   Actie:
De wijkgerichte activiteit waarvoor de aanvrager een subsidie aanvraagt binnen dit reglement. Een actie kan gericht zijn op de hele wijk, op één of meerdere buurten of op één of meerdere straten van de wijk.

c)    Oproep:
Elke campagne met uiterlijke indiendatum waartegen aanvragen kunnen worden ingediend voor uitvoering binnen een vastgestelde periode.

d)   Penningmeester:
De penningmeester beheert de rekening waarop de subsidie ‘Wijk aan Zet’ van de gemeente Wachtebeke wordt gestort.

e)   Wijk:
Een territoriale indeling zoals bepaald bij gemeenteraadsbesluit en gehanteerd door de gemeentediensten van Wachtebeke. In totaal is de gemeente in 5 wijken gedeeld. De lijst van de 5 wijken en hun straten is raadpleegbaar op de website www.wachtebeke.be

f)     Subsidie ‘Wijk aan Zet’:
Het bedrag dat de gemeente Wachtebeke voor een specifieke aanvraag goedkeurt.

g)   Wonen:
Gedomicilieerd zijn in één van de 5 wijken van Wachtebeke.

Artikel 3 Doelgroep en toepassingsgebied
§1.   Voor de subsidie ‘Wijk aan Zet’ komen alle inwoners van Wachtebeke in aanmerking, hetgeen inhoudt dat de aanvrager gedomicilieerd is in Wachtebeke.

§2.   Enkel activiteiten die plaatsvinden op Wachtebeeks grondgebied kunnen gesubsidieerd worden.

§3.   Enkel niet-commerciële, onbaatzuchtige activiteiten van algemeen belang komen in aanmerking voor subsidiëring.

§4.   Volgende activiteiten worden uitgesloten van subsidiëring:

a.     privé-activiteiten: activiteiten die zich in de persoonlijke levenssfeer van iemand afspelen of die geen openbaar karakter hebben;
b.     activiteiten met een uitgesproken religieus, filosofisch of partijpolitiek karakter;
c.     commerciële activiteiten, inclusief de evenementen en/of activiteiten ter ondersteuning van de commerciële activiteiten. Met commercieel wordt bedoeld: gericht op persoonlijk winstbejag;
d.     activiteiten die kunnen beschouwd worden als reguliere taken van de aanvrager.

Artikel 4 Voorwaarden

§1.   Aard van de actie

1. De actie heeft als specifiek doel de leefbaarheid, het samenleven, de participatie en betrokkenheid in de wijk te verbeteren. De acties kunnen zowel een eenmalige als een structurele activiteit betreffen. De grote mate van zelfinitiatief (zelf- of medebeheer) staat centraal.
2. De actie moeten uitgaan van bewoners uit de wijk (cfr. artikel 2). Bij overkoepelende acties mag dit ook uitgaan van bewoners van andere wijken.
   
   

§2.   Onontvankelijkheid
Een aanvraag kan onontvankelijk verklaard worden op basis van:

1. Laattijdige indiening (schriftelijke indiening na de uiterlijke indieningdatum, zie art. 7§1)
2. Onvolledigheid van de aanvraag
3. Geen overeenstemming met art. 4 §1 van huidig reglement
4. Activiteiten die kunnen beschouwd worden als reguliere taken van de aanvrager
5. Niet tijdig indienen van financieel verslag van vorige acties

§ 3. Financiële voorwaarden en uitsluitingsgronden

1. Enkel aanvragen met uitgaven die door de aanvrager zelf worden gedaan, zijn ontvankelijk. Wel mag, bij samenwerkingen tussen de wijken, 1 aanvraag gedaan worden door/voor meerdere wijken.
   Het doorgeven van de subsidie ‘Wijk aan Zet’ aan een andere vereniging of groep is echter verboden.
2. Kosten die aanvaard worden:
   1) Alle kosten die rechtstreeks betrekking hebben op de actie en aantoonbaar nodig zijn voor een geslaagde uitvoering ervan;
   2) Aankopen van roerende goederen nodig voor de actie mits het toewijzen van een goede bestemming in functie van de wijk na de actie;
   3) Een beperkte tussenkomst in drank/ hapjes: maximaal 20% van de subsidie ‘Wijk aan Zet’.
3. Kosten die niet worden aanvaard:
   1) Personeelskosten en persoonlijke vergoedingen aan leden van de bewonersgroep;
   2) Kosten voor eenvoudige diensten uitgevoerd door commerciële organisaties die de bewonersgroep redelijkerwijze op vrijwillige basis zelf kan doen of kan laten doen door andere vrijwilligers (niet-commercieel), bv. het bedelen van strooiblaadjes in de eigen omgeving;
   3) Aankopen van onroerende goederen;
   4) Kosten die geen expliciete meerwaarde hebben om de doelstellingen van het reglement te realiseren;
   5) Kosten voor voedingswaren en drank die de toegestane 20% van de subsidie ‘Wijk aan zet’ overschrijdt. Overschrijding hiervan kan eventueel uitzonderlijk toegestaan worden indien echt nodig voor de activiteit én uitdrukkelijk gemotiveerd (bijv. voor aankoop ingrediënten workshop mocktails maken, …).
4. Het aangevraagde bedrag mag niet hoger zijn dan de geraamde kosten.
   De eventuele toegangsprijs die aan genodigden en deelnemers aan een actie wordt gevraagd moet billijk en in verhouding zijn met de actie en de goedgekeurde subsidie ‘Wijk aan Zet’. Inkomsten moeten zichtbaar gemaakt zijn in aanvraagformulier en financieel verslag.
5. De aanvrager moet een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid hebben of afsluiten om zich te verzekeren tegen eventuele schade die hij tijdens de uitvoering van zijn actie aan derden berokkent. (Tip: er bestaat een gratis vrijwilligers-verzekering via de Vlaamse overheid, je kan online nagaan of je hier gebruik van kan maken en aanvragen via: https://vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be/ - Let op deze verzekering is enkel voor de vrijwilligers en staat dus los van de gevraagde verzekering burgerlijke aansprakelijkheid).

 

Artikel 6 Bedrag subsidie ‘Wijk aan Zet’

§1.   De subsidie ‘Wijk aan Zet’ kan maximaal € 2.500,00 per wijk per jaar bedragen.

§2.   De subsidie ‘Wijk aan Zet’ mag worden gecumuleerd met andere subsidies, tenzij de andere subsidie(s) cofinanciering uitsluiten of tenzij het om dubbelfinanciering gaat.

§3.   De toegekende subsidie ‘Wijk aan zet’ kan niet hoger zijn dan het bedrag dat de aanvrager aanvraagt. Het aangevraagde bedrag kan niet hoger zijn dan de geraamde kosten.

Artikel 7 Procedure

§1.   Aanvraag

1. De gemeente Wachtebeke organiseert éénmaal per jaar een oproep voor de subsidie ‘Wijk aan Zet’: begin september voorafgaand aan het betrokken kalenderjaar. De aanvragen dienen bij het gemeentebestuur te worden binnengebracht vóór 1 december voorafgaand aan het betrokken kalenderjaar.
2. Eénzelfde aanvrager kan maximum één aanvraag indienen én per actie kan maximum één aanvraag ingediend worden.
3. De aanvraag moet volgende informatie bevatten:
1. naam van de actie en omschrijving (wat, waar, wanneer, waarom, voor wie, door wie)
2. identificatie van de bewoner of bewonersgroep
• Naam en voornaam of naam van de bewonersgroep (soms nodig in aanvragen voor het ontlenen van materiaal, het huren van lokalen e.d.)
• Verantwoordelijke van de aanvraag: naam, adres, geboortedatum, handtekening, contactgegevens
• Identificatie van andere betrokken bewoners bij de actie
3. een lijst met minstens vijf handtekeningen van andere bewoners dan de verantwoordelijke van de aanvraag en met vermelding van hun naam, adres en geboortedatum als blijk van hun engagement en interesse voor de actie.
4. rekeningnummer en bank waar subsidie gestort kan worden en gegevens van de rekeninghouder
5. motivering meerwaarde voor de wijk
6. timing en fasering
7. een realistische en concrete begroting
8. prijzen van materialen die nodig zijn of huurprijzen van materialen die nodig zijn (bijvoorbeeld huur tent, geluidsinstallatie, aankoopprijs plantenbak)
9. vermelding van eventuele andere subsidies
10. de eventuele gevraagde toegangsprijzen, de prijzen van consumpties, maaltijden, …
11. vermelding van eventuele andere samenwerkingspartners (andere aanvragers, handelaars, bedrijven, organisaties, andere gemeentediensten, andere overheden)
12. voorziene inspanningen om de actie bekend te maken voor de doelgroep = bewoners omliggende straten, buurt of wijk.
4. Voor vragen over de subsidieaanvraag kan je terecht bij:
• op de gemeentelijke website bij ‘wijkwerkingen’
• per e-mail: cultuur@wachtebeke.be
• per telefoon: 09 337 77 38
• bezoek- en postadres: GC Cultuurhuis Safarken, Dr. J. Persynplein 6
5. De aanvragen worden ten laatste op de uiterlijke indiendatum volledig ingediend per mail via cultuur@wachtebeke.be of de papieren versie kan per post verzonden of afgegeven worden aan: Gemeente Wachtebeke, t.a.v. Cultuurdienst, Dorp 61, 9185 Wachtebeke.
6. Wanneer de actie een groter evenement betreft gaat het wijkplatform na of er een evenementenaanvraag moet gebeuren en of er bijkomende vergunningen nodig zijn, en vraagt deze tijdig aan. Deze informatie en online evenementenloket om de aanvraag te doen vind je hier terug: wachtebeke.be/index.php/vrije-tijd/activiteit-of-evenement-organiseren.

 §2.   Beoordeling

1. Alle aanvragen worden gebundeld, eventuele bijkomende adviezen toegevoegd en dan voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen die de aanvragen beoordeelt.
2.  Onder ‘bijkomende adviezen’ valt: Indien een voorstel ingediend wordt door slechts 1 inwoner zal de behandelende ambtenaar dit voorstel voorleggen aan betreffend wijkplatform om hier advies over te geven.
3.  Bij meerdere aanvragen voor 1 wijk zal het college de participatieambtenaar vragen een enquête te maken. Inwoners van deze wijk in Wachtebeke kunnen dan schriftelijk of elektronisch stemmen op 1 van de ingediende acties, de actie met de meeste stemmen krijgt dan de voorkeur.

 

§3.   Beslissing

Het college van burgemeester en schepenen neemt, na kennisneming van de gebundelde aanvragen, een beslissing omtrent de al dan niet toekenning van de subsidie ‘Wijk aan Zet’.
Aan goedgekeurde subsidies kunnen voorwaarden gekoppeld worden. Het college kan ook beslissen een lagere subsidie ‘Wijk aan Zet’ toe te kennen dan aangevraagd en motiveert dan waarom. De beslissing wordt ten laatste 30 dagen na de uiterlijke indiendatum genomen. De resultaten worden zo snel mogelijk en ten laatste binnen de 60 dagen na de beslissing aan elke aanvrager schriftelijk meegedeeld.

 

§4.   Uitbetaling

1. Na de goedkeuring van de subsidie ‘Wijk aan Zet’ door het college van burgemeester en schepenen ontvangt de aanvrager de toegewezen subsidie ‘Wijk aan Zet’ op de door hem opgegeven bankrekening in de loop van het eerste kwartaal van het betrokken kalenderjaar.
2.  De aanvrager verbindt er zich toe de gemeente Wachtebeke onverwijld schriftelijk op de hoogte te brengen van iedere wijziging van diens rekeningnummer.
   
   

Artikel 8 Controle

§1.    Na het einde van de actie moet de aanvrager jaarlijks een financieel verslag aan de gemeente Wachtebeke, Dienst Financiën, bezorgen, samen met alle onkostenbewijzen die als bewijs gelden voor de effectief gemaakte kosten.
Het financieel verslag moet een overzicht van alle gemaakte uitgaven en inkomsten omvatten die specifiek voor de uitvoering van de gesubsidieerde actie werden gemaakt.
Voor zover de aanvrager een rechtspersoon is en de subsidie enerzijds jaarlijks terugkomt en anderzijds meer dan € 1.250,00 bedraagt dient de aanvrager haar rekeningen alsook haar verslag inzake financiële toestand aan de gemeente Wachtebeke te bezorgen en dit op het moment van de aanvraag alsook ieder jaar zolang de subsidie loopt. Indien het slechts om een éénmalige subsidie gaat (dus niet over meerdere jaren) wordt de aanvrager die een rechtspersoon is en een subsidie van meer dan € 1.250,00 aanvraagt, uitdrukkelijk vrijgesteld van de verplichting deze stukken te bezorgen.

§2.   De gemeente Wachtebeke behoudt het recht de echtheid van de gegevens van het aanvraagdossier na te gaan en hierover inlichtingen te winnen, met alle middelen die hij nuttig acht.
De gemeente Wachtebeke behoudt zich in het kader van dit reglement het recht de aanwending van de subsidie ‘Wijk aan Zet’ en de voortgang en uitvoering van de actie ter plaatse te controleren.

 

Artikel 9 Sancties

§1.   De gemeente Wachtebeke kan de subsidie ‘Wijk aan Zet’ geheel of gedeeltelijk terugvorderen:

1. Als de uitgaven lager zijn dan de toegekende subsidie ‘Wijk aan Zet’;
2. Als uitgaven niet verantwoord worden;
3. Als de uitgaven niet conform de actie zijn;
4. Bij niet of onvolledige uitvoering van de actie, tenzij door overmacht en indien de uitgaven al gemaakt werden en niet meer teruggevorderd konden worden;
5. als de subsidie ‘Wijk aan Zet’ niet gebruikt wordt voor het doel waarvoor ze werd uitbetaald;
6. als de controle verhinderd wordt door de aanvrager.

§2.   In geval van verzet tegen de uitoefening van de controle, fraude of valse verklaringen in hoofde van de aanvrager, kan de gemeente Wachtebeke beslissen om de toekenning van de subsidie ‘Wijk aan Zet’ te schorsen en in de toekomst geen subsidie meer toe te staan aan de aanvrager.

§3.   Per oproep mogen de acties pas ná de beslissing van het college van burgemeester en schepenen uitgevoerd worden. Acties met een uitsluitend doorlopend karakter (bijv. een maandelijks wijkinfoblad…) mogen al in uitvoering zijn. In dit geval, kan de aangevraagde subsidie enkel worden gebruikt voor de dekking van kosten gemaakt ná de beslissing van het college van burgemeester en schepenen.

§4.   De goedgekeurde acties moeten uiterlijk binnen 1 jaar uitgevoerd zijn, nl. het kalenderjaar volgend op de aanvraag. Indien de acties niet tijdig uitgevoerd werden, kan de gemeente Wachtebeke de subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen.

 

Artikel 10 Verplichte bepalingen

§1.   De aanvrager verbindt er zich toe:

1. Geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst te dulden;
2. Toegankelijk te zijn voor iedereen;
3. Elk discriminerend gedrag te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen;
4. De wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na te leven;
5. Wanneer men beroep doet op derden onderhavige non-discriminatieclausule aan hen ter kennis te brengen en er voor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van het toepasselijke reglement/de overeenkomst;
6. Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan de gemeente Wachtebeke - rekening houdend met alle elementen - maatregelen nemen.

 

§2.   Op elke publicatie, alle promotiemateriaal, uitnodigingen moet het promotionele logo van de gemeente Wachtebeke en de vermelding ‘met financiële steun van de gemeente Wachtebeke’ aangebracht worden.

§3.   Door de inzending van het aanvraagdossier aanvaardt de aanvrager uitdrukkelijk de bepalingen en voorwaarden van dit reglement na te leven.

 

Artikel 11 Inwerkingtreding

Huidig reglement treedt in werking op 30 september 2022. Vanaf deze datum is het vorige reglement niet meer van toepassing.

Artikel 2 Dit reglement treedt in werking op 30 september 2022 en vervangt alle voorafgaande versies van het reglement. 

Artikel 3 Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de 5 wijkplatformen, de dienst cultuur en de financieel directeur.