Besluit  Gemeenteraad

Besluit

Art. 1 Dit reglement is een aanvulling op het huishoudelijk reglement voor elk van onderstaande organen binnen het lokaal bestuur:

• de gemeente- en OCMW-raad
• het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau
• het bijzonder comité van de sociale dienst
• de gemeenteraadscommissie

Art. 2 In volgende uitzonderlijke omstandigheden kan de vergadering digitaal verlopen:

1. Tijdens een federale crisissituatie.
   In dit geval beslissen de raadsvoorzitter en de burgemeester samen over de wijze van vergaderen.
2. Wanneer de raadszaal onverwacht niet fysiek toegankelijk is.
   In dit geval beslissen de raadsvoorzitter en de burgemeester samen over de wijze van vergaderen.
3. Wanneer een dringend noodzakelijke beslissing van de raad nodig is en twee derde van de raadsleden hiermee vooraf akkoord is gegaan, kan de vergadering digitaal doorgaan.
   De voorzitter stuurt een e-mail naar alle raadsleden met de vraag om akkoord te gaan om digitaal te vergaderen. Deze e-mail bevat naast de voorziene dag, tijdstip en agenda van de eventuele vergadering minstens een toegelicht voorstel van beslissing waarbij de dringende noodzakelijkheid gemotiveerd wordt. Van zodra twee derde van de raadsleden positief heeft geantwoord via e-mail, stelt de voorzitter de uitzonderlijke omstandigheid vast en volgt de officiële oproeping.
4. Tijdens de vergadering kan de voorzitter op eigen initiatief of op vraag van een raadslid voorstellen om de vergadering te schorsen en verder digitaal af te handelen.
   Het voorstel wordt enkel aangenomen met het akkoord van twee derde van de aanwezige raadsleden.

Art. 3 Voor het digitaal vergaderen gelden, behoudens de specifieke bepalingen over digitaal vergaderen, de gewone regels uit het Decreet lokaal bestuur en het respectievelijke huishoudelijk reglement.
Dit betekent dat digitale vergaderingen van de gemeenteraad en OCMW-raad te volgen zullen zijn via een digitaal platform voor de burgers.

Art. 4 Bijkomende voorwaarden die vervuld moeten worden zijn om rechtsgeldig digitaal te kunnen vergaderen zijn:

§ 1 Voor wat de gemeente- en OCMW-raad betreft:

1. Ieder raadslid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming;
2. De leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld;
3. De voorzitter is in staat om de orde te handhaven;
4. Bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven, maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.

§ 2 Voor wat het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau betreft:

1. cfr. § 1, a)
2. cfr. § 1, b)
3. cfr. § 1, d)

§ 3 Voor wat het bijzonder comité voor de sociale dienst betreft:

1. cfr. § 1, a)
2. cfr. § 1, b)
3. Bij de stemming maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend.

§ 4 Voor wat de gemeenteraadscommissie betreft:

1. cfr. § 1, a)
2. cfr. § 1, b)
3. cfr. § 1, d)

Art. 5 Om tegemoet te komen aan de voorwaarden met betrekking tot het hoorbaar en zichtbaar herkenbaar zijn van de raadsleden en om de mogelijkheid te bieden aan de voorzitter om de orde te handhaven tijdens de vergadering, gelden volgende afspraken:

1. Leden die digitaal deelnemen aan de vergadering volgen de zitting via een audiovisuele liveverbinding;
2. Raadsleden vermelden hun naam en eventueel hun fractie bij hun beeld;
3. Raadsleden laten hun camera aanstaan gedurende de hele digitale vergadering. De voorzitter kan raadsleden zelf in beeld brengen;
4. Raadsleden die even tijdelijk weggaan van de camera geven dit duidelijk aan (mondeling of in de chat) evenals wanneer ze terugkeren. Wanneer de raadsleden die normaal in beeld zouden moeten zijn niet voor de camera blijken te zitten en daarover niets gemeld hebben in de chat, dan wordt aangenomen dat ze de vergadering definitief hebben verlaten;
5. Raadsleden die deelnemen aan een digitale raadsvergadering vragen het woord via het opsteken van een digitaal handje. Ze zetten hun microfoon enkel aan wanneer ze het woord krijgen van de voorzitter. De voorzitter kan de microfoon van raadsleden dempen.

Art. 6 Voor het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau is het mogelijk om hybride te vergaderen waarbij één of meerdere leden op digitale wijze aan de vergadering deelnemen. Hybride vergaderen blijft een uitzondering. Het is aan het college of het vast bureau om te beslissen of hybride vergaderen in welbepaalde situaties gerechtvaardigd is. De voorzitter waakt over de uitzonderlijkheid van de redenen van het hybride vergaderen.
Naast de voorwaarden vastgelegd in artikel 4, § 2 van dit reglement moeten de leden die digitaal deelnemen de vergadering kunnen volgen via een audiovisuele verbinding.

Art. 7 Het aanvullend reglement treedt in werking de 1^e dag van de maand na goedkeuring door gemeente- en OCMW-raad.
Deze materie wordt bij de start van een nieuwe legislatuur geïntegreerd in de respectievelijke huishoudelijke reglementen van de verschillende organen van het lokaal bestuur. Tot dat moment blijft dit aanvullend reglement uitwerking hebben.