Besluit  Gemeenteraad

Onderwerp en motivering

In de raad van vorige maand werden de aanpassingen aan het huur- en gebruikersreglement voor het Cultuurhuis Safarken, De Kring en de Zwarte Ruiter goedgekeurd.

Dit betrof zowel wijzigingen met betrekking tot het gebruik als een aanpassing van de tarieven.

Over artikel 24 betreffende de inwerkingtreding bestaat onduidelijk. De goedgekeurde aanpassingen gaan enerzijds over afspraken met betrekking tot het gebruik. Anderzijds worden de tarieven aangepast.
Voor wat betreft de wijzigingen over het gebruik: deze treden in werking voor alle gebruik vanaf 1 januari 2023. Dit impliceert dat de nieuwe regels ook van toepassing zijn voor reeds gemaakte reservaties die plaatsvinden na 1 januari 2023. Dit gaat bijvoorbeeld over het verbod van eetfestijnen zonder culturele activiteit in het Cultuurhuis (wel mogelijk in De Kring), de afspraken rond klaarzetten en opruimen van lokalen/zalen, enzovoort.
Reden hiervoor is dat het voor de personeelsplanning maar ook voor een correcte opvolging van het gebruik iedereen dezelfde regels en afspraken heeft.

De nieuwe tarieven gelden evenwel pas voor reservaties die gemaakt worden op of vanaf 1 januari 2023. Omdat dit voor verwarring kan zorgen wensen we dit te verduidelijking in het reglement. Waarom de nieuwe tarieven wel pas in werking treden vanaf 1 januari heeft verschillende redenen.
De nieuwe tarieven toepassen op reeds gemaakte reservaties impliceert dat we als bestuur gemaakte financiële afspraken niet honoreren. De gebruikers hebben voor de reeds gemaakte reservaties al een factuur ontvangen (automatisch via het systeem na de reservatie) en heel wat hebben deze ook reeds betaald. Het zou toch heel wat extra administratie - maar vooral tot ontevreden burgers/gebruikers leiden als gemaakte (financiële) afspraken niet worden nageleefd. 
Ook technisch laat het softwarepakket niet toe om voor bijvoorbeeld het A-tarief te werken met 2 verschillende tarieven (huidige tarieven + tarieven vanaf 1 januari 2023).

Samengevat:

• De gewijzigde afspraken rond het gebruik zijn van toepassing op alle activiteiten die plaatsvinden vanaf 1 januari 2023. Ook voor die reservaties die momenteel reeds zijn gemaakt.
• De gewijzigde tarieven zullen van toepassing zijn voor reservaties die gemaakt worden vanaf 1 januari 2023. Er is dus geen financiële implicatie voor reeds gemaakte reservaties en reservaties gemaakt voor het einde van dit jaar ook al heeft de activiteit plaats in 2023.
  

Om verwarring en discussies te voorkomen wordt goedkeuring gevraagd om het bestaande artikel 24 ("Dit reglement treedt in werking voor alle activiteiten die plaatsvinden vanaf 1 januari 2023") aan te passen als volgt:

Artikel 24
§1 Dit reglement treedt in werking voor alle activiteiten die plaatsvinden vanaf 1 januari 2023.
§2 De nieuwe tarieven zijn van toepassing op reservaties die geplaatst worden vanaf 1 januari 2023.

De gebruikers die reeds reservaties hebben gedaan voor 2023 zijn reeds op de hoogte en zullen in de loop van het najaar nogmaals geïnformeerd worden over het nieuwe gebruikersreglement dat vanaf 1 januari zal gelden.

Regelgeving

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;

Het bestuursdecreet van 7 december 2018;

De beslissing van de gemeenteraad van  29 september 2022 betreffende de aanpassing van het 'Huur- en gebruikersreglement GC Wachtebeke: Cultuurhuis Safarken (Dr. J. Persynplein 6, 9185 Wachtebeke), De Kring (Kerkstraat 10, 9185 Wachtebeke) en De Zwarte Ruiter (Schoolstraat 3, 9185 Wachtebeke)'.