Op de gemeenteraad van 27 juni 2019 werd het aangepast organiek reglement bij het samenvoegen van de beheerraad van het Cultuurhuis en de beheerraad van de bibliotheek goedgekeurd. De Raad van Bestuur van het Cultuurhuis 'Safarken' werd toen opgericht met als opdracht de inrichtende overheid (gemeenteraad en college) bij te staan bij het bestuur van het Gemeenschapscentrum Cultuurhuis 'Safarken' en van de bibliotheek.
Door de coronamaatregelen van de laatste jaren waren fysieke vergaderingen in bepaalde perioden niet toegelaten en konden bepaalde beslissingen en goedkeuringen pas laat worden genomen waardoor de Raad van Bestuur niet optimaal kon functioneren. Om deze vertragingen te vermijden in de toekomst stelt de Raad van Bestuur voor om in het organiek reglement bij 'Titel VII: Samenkomsten' bij artikel 14 een nieuwe paragraaf op te nemen zodat in noodgevallen door de leden online geldig kan worden gestemd via e-mail. Dit voorstel werd unaniem goedgekeurd op de vergadering van de Raad van Bestuur van 23 mei 2022, zie verslag in bijlage.
Artikel 14
§1 De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen. De leden van de Raad van Bestuur van het Cultuurhuis 'Safarken' stemmen publiek en mondeling. Over personen en functies, of op verzoek van ten minste één derde van de aanwezige stemgerechtigde leden, gebeurt de stemming geheim en schriftelijk.
§2 Bij publieke stemming stemt de voorzitter van de vergadering laatst en bij staking van stemmen is zijn stem beslissend.
§3 Bij geheime stemming wordt het punt verworpen bij staking van stemmen.
§4 Wanneer er bij geheime stemming over personen, staking van stemmen is, heeft een nieuwe stemronde plaats tussen de kandidaten met het gelijk aantal stemmen. Wanneer ook deze stemronde geen beslissend resultaat oplevert, is de jongste kandidaat verkozen.
§5 Bij hoogdringende beslissingen of in het geval dat er door overmacht en van hogerhand geen fysieke vergaderingen mogen doorgaan, kunnen leden van de Raad van Bestuur van het Cultuurhuis 'Safarken' geldig online stemmen via e-mail.
Leden die niet via e-mail kunnen stemmen, ontvangen een gedrukte versie van het te keuren voorstel en kunnen hun stem op papier uitbrengen en bezorgen dit aan de secretaris.
De leden geven hun stem aan de secretaris door tegen de afgesproken datum. Geen antwoord geven, wordt als een goedkeuring beschouwd.
Het reglement treedt in werking op 1 november 2022.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald hoofdstuk 2, art. 304;
Het bestuursdecreet van 7 december 2018;
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen;
Het Decreet Lokaal Cultuurbeleid van 6 juli 2012;
De gemeenteraadsbeslissing van 27 juni 2019 over de goedkeuring van het aangepast organiek reglement voor het samenvoegen van de beheerraden van het Cultuurhuis en de bibliotheek.
Artikel 1 De gemeenteraad geeft goedkeuring aan het voorstel van de Raad van Bestuur van het Cultuurhuis Safarken om in het organiek reglement bij 'Titel VII: Samenkomsten' bij artikel 14 een nieuwe paragraaf (§5) op te nemen:
Art. 14 (...)
§5 Bij hoogdringende beslissingen of in het geval dat er door overmacht en van hogerhand geen fysieke vergaderingen mogen doorgaan, kunnen leden van de Raad van Bestuur van het Cultuurhuis 'Safarken' geldig online stemmen via e-mail.
Leden die niet via e-mail kunnen stemmen, ontvangen een gedrukte versie van het te keuren voorstel en kunnen hun stem op papier uitbrengen en bezorgen dit aan de secretaris.
De leden geven hun stem aan de secretaris door tegen de afgesproken datum. Geen antwoord geven, wordt als een goedkeuring beschouwd.
Artikel 2 Het reglement treedt in werking op 1 november 2022.
Artikel 3 Een afschrift van het besluit wordt bezorgd aan de Raad van Bestuur van het Cultuurhuis Safarken, de teamcoördinator bibliotheek en het diensthoofd cultuur.